Votre maison est pleine de choses précieuses, mais un domaine qui a tendance à être négligé en matière de sécurité intérieure est le stockage de documents importants. Selon un rapport, un Français sur quatre a perdu ou oublié un document financier et seuls 40 % d’entre eux ont pu retrouver des documents importants en cas de besoin. Mais au-delà du fait de savoir où se trouvent vos documents, il existe des documents, comme les informations de sécurité sociale ou les déclarations d’impôts, qui peuvent être tout aussi tentants pour un cambrioleur que votre télévision grand écran ou vos appareils électroniques. Utilisez le formulaire Cerfa pour vous aider dans vos démarches administratives.
Vous trouverez ci-dessous cinq documents importants que vous devriez conserver et des moyens de les garder hors de portée des mauvaises mains.
Cinq documents importants à sécuriser
Déclarations fiscales annuelles
Si vous pouvez vous débarrasser des pièces justificatives au bout de trois ans, vous devez conserver vos déclarations d’impôts annuelles pour toujours. L’IRS ne dispose que de trois ans pour effectuer un audit, donc une fois ce temps écoulé, vous pouvez jeter le reste des documents.
Passeport
Avant de partir en vacances, faites une copie de votre passeport et gardez-la avec vous, au cas où votre passeport serait volé pendant votre voyage. À la maison, veillez à mettre le passeport sous clé.
Testament
Il est probable que l’original de votre testament soit conservé par votre avocat, mais vous devriez en avoir reçu deux copies. Conservez une copie dans un coffre-fort et une autre dans un coffre-fort verrouillé à la maison.
Certificat de naissance
Chaque membre de la famille possède un certificat de naissance. Faites des copies pour les conserver dans vos dossiers à la maison et gardez les originaux dans un coffre-fort. Il se peut que vous ayez besoin d’accéder aux informations figurant sur les certificats de naissance ; il est donc conseillé d’en conserver une copie à proximité.
Cartes de sécurité sociale
Gardez votre carte de sécurité sociale sous clé dans un coffre-fort à la maison. Ne l’emportez pas avec vous dans votre portefeuille, car c’est un moyen facile de vous la faire voler, ainsi que votre identité.
Comment conserver vos documents en toute sécurité
Maintenant que vous connaissez cinq des documents les plus importants à conserver en toute sécurité, vous allez devoir savoir comment les conserver correctement et en toute sécurité. Lorsque vous stockez des documents importants, vous avez deux objectifs : garder l’information à portée de main, au cas où vous auriez besoin d’y accéder et protéger l’information contre le vol, le feu ou d’autres situations d’urgence.
Coffre-fort
Le meilleur moyen de conserver des documents importants est de les déposer dans un coffre-fort. La plupart des banques ou des coopératives de crédit proposent des coffres-forts. Certaines banques offrent une réduction si vous êtes également un client actuel. Un coffre-fort est parfait pour conserver des documents originaux, comme les certificats de naissance, les testaments, les informations de sécurité sociale, les déclarations d’impôts annuelles et les procurations. La clé d’un coffre-fort est de planifier à l’avance. Comme le coffre se trouve dans votre banque ou votre coopérative de crédit, vous ne pouvez pas accéder rapidement aux informations, si nécessaire, alors faites des copies des documents contenant les informations dont vous pourriez avoir besoin à un moment donné pour les conserver chez vous.
Coffres-forts à domicile
Pour les documents que vous conservez chez vous ou les copies de documents dans votre coffre-fort, procurez-vous un coffre-fort à domicile. Il doit être à l’épreuve du feu et doté d’un mécanisme de verrouillage sûr. Le fait d’avoir un coffre-fort à domicile vous permet de protéger ces objets des personnes qui ne veulent pas accéder à vos informations personnelles, ainsi que de toute urgence, comme un incendie ou une inondation.
Utilisez des feuillets en plastique
Lorsque vous rangez vos documents dans un coffre-fort, vous devez les protéger contre l’usure, la lumière du soleil ou les déversements accidentels. Pour ce faire, vous pouvez utiliser des trombones en plastique. Mettez les documents dans une pochette en plastique, puis classez-les dans un classeur ou une boîte. Le classeur peut ensuite être placé dans votre coffre-fort. Chaque document doit avoir sa propre page en plastique.
Utilisez la déchiqueteuse
Au moins une fois par mois, déchiquetez vos reçus, offres de cartes de crédit, relevés bancaires, cartes de crédit expirées et paiements de services publics dont vous n’avez plus besoin. Ne jetez jamais un reçu provenant d’une transaction effectuée avec votre carte de crédit, car votre numéro et/ou votre nom y figurent probablement et les criminels peuvent s’en servir à leur avantage.